Administrative Support, Environment

Administrative Support, Environment

Internal / External
Full-time/ Permanent
Location: Ottawa (hybrid) is preferred, open to other locations if a suitable applicant is found.

Salary Range:  AFN offers competitive salaries that are commensurate with experience and education, generous time off (3 weeks of paid vacation per year to start, paid time off for December-January holidays, 3 weeks of paid sick leave per year, 9 days of special leave per year), a pension and benefit plan, annual amounts towards physical fitness and professional development, and maternity & parental leave top up.

Closing Date: Open until Filled
Application Instructions: Interviews will be held over ZOOM.

Qualified persons of First Nations Ancestry will be given preference in accordance with s.16(1) of the Canadian Human Rights Act.

The AFN is dedicated to an inclusive selection process and work environment. If you require accommodation, please advise the Human Resources representative when you are invited to meet regarding this employment opportunity.

Who We Are:

The Assembly of First Nations (AFN) is an advocacy organization, taking direction and fulfilling mandates as directed by First Nations in-Assembly through resolutions. As a national advocacy organization for First Nations, the AFN seeks to advance First Nations Inherent and Treaty Rights through the development policy, public education and where applicable, the co-development of legislation to build First Nations capacity.

The AFN was created out of a desire among First Nations leadership for a strong and effective collective advocacy organization. From this, values such as respect for human rights, diversity, justice, and the sovereignty of each rights-holding First Nation guide the work of the organization.

The Role:

The Assembly of First Nations (AFN) is seeking skilled and experienced Administrative Support who will be responsible for performing all general office work, clerical duties, data storage, collection, and processing necessary information for the effective operation of the Environment Sector.

Reporting to the Director, the Administrative Support will have the following key duties and responsibilities:

• Serves as a point of contact for information to and from the Sector.
• Prepares reports, written correspondence, and communication with a wide range of internal and external contacts.
• Organizes and maintains accounting files, sector files, records and data bases.
• Oversees meeting preparation, including minute taking, coordination, booking and scheduling.
• Oversees travel arrangements for sector staff, members of Chiefs Committees and technical working groups including flight booking, hotel confirmations and rental car confirmations.
• Prepares and completing cheque requisitions, purchase orders, travel expense claims for staff and committee members of the Health Sector
• Participates in special projects as needed.
• Attends and takes notes at Chiefs-in-Assembly (Annual General Assembly and Special Chiefs Assembly) meetings held twice annually as required.
• Conducts other duties as assigned by the Director.

Qualifications:

• Secondary school certificate or equivalent, certificate in administrative studies or equivalent combination of education and 2+ years of administrative experience.
• Intermediate to advanced level of computer literacy skills particularly in word processing, spreadsheets, presentation software, and research engines & tools
• Demonstrated effective written communication skills, including creating, composing, formatting, and editing a variety of written materials
• Intermediate interpersonal communication skills and the ability to work effectively on a team and with a wide range of individuals in the AFN, First Nations partners and other external stakeholder
• Demonstrated organizational and coordinating skills
• Demonstrated sound judgement, tact, initiative, flexibility, and the ability to work independently & expeditiously, including working under tight timeframes and competing priorities
• English is the working language although the ability to communicate effectively in French or an Indigenous language  is an asset.

Thank you for your interest in employment with the AFN! We truly appreciate your application and will carefully review your resume. As we receive a high number of applications, we want to inform you that we can only contact shortlisted candidates.

AFN may cancel, postpone, or revise employment opportunities at any time.

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Appui administratif

Secteur de l’environnement
Affichage interne/externe

Lieu de travail: Ottawa de préférence (hybride), autres lieux possibles si un(e) candidat(e) adéquat(e) est trouvé(e).

Échelle salariale: En fonction de l’expérience et de la formation. L’APN offre des salaires compétitifs, des congés généreux (3 semaines de vacances payées par an pour commencer, des congés payés pour les Fêtes de fin d’année, 3 semaines de congés de maladie payés par an, 9 jours de congés spéciaux par an), un régime de retraite et d’avantages sociaux, des montants annuels pour le conditionnement physique et le perfectionnement professionnel, ainsi qu’un complément de congé de maternité et de congé parental.

La préférence sera accordée aux personnes qualifiées d’ascendance autochtone, conformément à l’article 16 (1) de la Loi canadienne sur les droits de la personne.

Comment postuler : les entretiens se dérouleront via Zoom.

Date de clôture: ouvert jusqu’à ce que le poste soit comblé.

L’APN s’engage à mettre en place un processus de sélection et un environnement de travail inclusifs. Si vous avez des besoins précis, veuillez en informer l’agent(e) des ressources humaines au moment où un entretien vous sera proposé.

Qui sommes-nous?

L’Assemblée des Premières Nations (APN) est une organisation de défense des intérêts des Premières Nations, qui prend ses directives et accomplit ses mandats conformément aux résolutions adoptées par les Premières Nations-en-assemblée. En tant qu’organisation nationale de défense des intérêts des Premières Nations, l’APN cherche à promouvoir les droits inhérents et issus des traités des Premières Nations par l’élaboration de politiques, la sensibilisation du public et, le cas échéant, l’élaboration conjointe de lois visant à renforcer les capacités des Premières Nations.

L’APN est née de la volonté des dirigeants des Premières Nations de se doter d’une organisation collective forte et efficace de défense des intérêts. Des valeurs telles que le respect des droits de la personne, la diversité, la justice et la souveraineté de chaque Première Nation détentrice de droits guident le travail de l’organisation.

Rôle

L’Assemblée des Premières Nations (APN) est à la recherche d’une personne compétente et expérimentée pour assurer un appui administratif qui sera chargée d’effectuer toutes les tâches de bureau générales, les tâches administratives, le stockage des données ainsi que le recueil et le traitement des renseignements nécessaires au bon fonctionnement du Secteur.

Le(la) candidat(e) retenu(e) servira de point de contact pour toutes les demandes d’information à destination et en provenance du Secteur et assurera la préparation des rapports, la correspondance écrite et la communication avec un vaste éventail de contacts internes et externes. Les autres tâches comprennent la préparation de toutes les réunions, y compris la rédaction et la coordination des procès-verbaux, l’organisation des déplacements du personnel du Secteur et la participation à des projets particuliers, le cas échéant.

Qualifications :    Les candidats doivent posséder les qualifications suivantes :

• Certificat d’études secondaires ou équivalent, certificat d’études en administration ou combinaison équivalente d’études et de deux années ou plus d’expérience en administration à l’Assemblée des Premières Nations.
• Compétences informatiques de niveau intermédiaire à avancé, notamment en matière de traitement de texte, de feuilles de calcul, de logiciels de présentation et de moteurs et outils de recherche.
• Compétences avérées en matière de communication écrite, y compris en ce qui a trait à la création, la composition, la mise en forme et l’édition de divers documents écrits.
• Compétences intermédiaires en matière de communication interpersonnelle et capacité à travailler efficacement au sein d’une équipe et avec un vaste éventail de personnes au sein de l’APN, avec les partenaires des Premières Nations ou avec d’autres parties prenantes externes.
• Compétences avérées en matière d’organisation et de coordination.
• Faire preuve de discernement, de tact, d’initiative, de souplesse et d’une capacité à travailler de manière indépendante et rapide, y compris dans des délais serrés et avec des priorités concurrentes.
• L’anglais est la langue de travail, mais la capacité à communiquer efficacement en français ou dans une langue autochtone serait également un atout.

Nous apprécions toutes les candidatures, mais nous ne communiquerons qu’avec les personnes retenues pour un entretien.

L’APN se réserve le droit d’annuler, de reporter ou de modifier les offres d’emploi à tout moment.