Administrative Support

Title: Administrative Support

Location: Ottawa, Ontario

Employment Status: Permanent Full-Time Position

Closing Date: Open Until Filled

Internal and External Competition

About the AFN

The AFN is an advocacy organization that takes direction and fulfills mandates as directed by First Nations in-Assembly through resolutions. As a national advocacy organization for First Nations, the AFN seeks to advance First Nations Inherent and Treaty Rights through the development of policy, public education, and where applicable, the co-development of legislation to build First Nations capacity.

The AFN was created out of a desire among First Nations leadership for a strong and effective collective advocacy organization. From this, values such as respect for human rights, diversity, justice, and the sovereignty of each rights-holding First Nation guide the work of the organization.

Position Overview

The Assembly of First Nations (AFN) is seeking to staff the role of Administrative Support. The Administrative Support takes direction from and reports to the Sector Director.  The incumbent provides assistance in the development and overall administrative management of the Sector.

Functions & Accountabilities:

Sector Function

• To perform all general office work, clerical duties, data storage, collection and processing necessary information for the effective operation of the Sector.

• Organizing and maintaining the Sector files, records and data base
• Making travel arrangements for staff and committee members of the Chiefs Committee and Technical Committee by booking of flights, confirming Hotel Reservations, car rentals
• Organizing meeting arrangements by preparing mail-outs, call packages, assembling information kits, photocopying and collating information
• Booking meeting facilities for meetings and workshops and ensuring all administrative and financial details are recorded, monitored and contracts are fulfilled and processed in accordance with AFN policy and procedures
• Maintain copies of accounting records of the Sector
• Filing, classifying and organizing all incoming correspondence, reports and studies and maintaining file index of all correspondence and resource materials
• Prepares draft correspondence and uses mail merging techniques.
• Type minutes, meeting summaries and proofread correspondence, reports, statements, invoices, forms and other documents from notes or tape recording devices
• Open, sort and route incoming mail.
• Preparing and completing cheque requisitions, purchase orders, travel expense claims for staff and committee members of the Policy Sector
• Reconciling budgetary reports produced by Finance with program records

• Financial tracking of program contribution and expenditures

Team Functions

Within Sector

• Attends weekly staff Meetings.
• Facilitates cross-divisional coordination of travel and plans.
• Assists in coordinating internal meetings and off-sites, as requested.
• Maintains and schedules appointments and diaries for the Sector staff
• Across Sectors and Organization
• Attends all AFN staff meetings.
• Attending meetings with other AFN departments, government agencies and First Nations as required.

Communication Function

Internal

• Communicating in writing with other AFN departments as required
• Coordinating the distribution of internal and external correspondence from Sector

External

• Serves as a point of contact for external constituencies on matters pertaining to the Director.
• Communicates directly through emails and telephone on behalf of the Director, with government representatives, Chiefs, First Nations and all other contacts, on matters related to Director’s programmatic initiatives.
• Assists the Director with the planning of the Sector’s Chiefs Committees, Technical Committees, and/or Working Groups.

Political Function

• Provides assistance at the Chiefs-in-Assembly (Annual General Assembly and Special Chiefs Assembly) meetings held twice annually in July in different locations and December in the Ottawa area, as required.
•  Participates in political rallies as required.

Generic Functions

• Complies with AFN policies and procedures.
• Submits vacation, sick and special requests through the ESS leave system to the Director.
• Conducts other duties as assigned by the Director.

Who Can Apply:

• Successful completion of secondary school and certificate in administrative studies or equivalent combination of education and 2+ years of relevant experience
• Advanced knowledge and skills performing more complex tasks
• Advanced interpersonal skills with demonstrated verbal and written proficiency and able to initiate effective interaction and collaboration at all levels and with a variety of individuals.

Competencies:

• Strong team player
• Demonstrated organizational and time management skills with the ability to multi-task and set priorities
• Attention to detail and demonstrated ability to gather and collate large amounts of information
• Adaptable and flexible
• Customer service focused
• Proficient in English with French as an asset
• Demonstrated problem assessment and problem solving skills, demonstrates good judgement with logical resolutions
• Effective planning and organizational skills for large scale reports, meetings and events.
• Knowledge of First Nations aspirations, values, culture and a good understanding of First Nations issues and concerns
• Knowledge of AFN philosophy, initiatives and policies regarding First Nations
• Knowledge of administrative management, systems development and operational research
• Knowledge of concepts and fundamentals of financial management
• Knowledge of First Nation language or French is an asset

Diversity Statement

Qualified persons of First Nations Ancestry will be given preference in accordance with s.16(1) of the Canadian Human Rights Act.

Why Work with AFN?

At the Assembly of First Nations (AFN), we value our employees and are committed to fostering a supportive, engaging, and rewarding workplace. When you join our team, you’ll enjoy:

 

• Employer-Paid Health Benefit Premiums – Comprehensive health, dental, and vision coverage for you and your family, with premiums fully paid by AFN.
• Generous Pension Matching – A competitive pension plan with significant employer contributions to help you build your future.
• Ample Vacation, Sick, and Personal Days – Generous vacation entitlements, paid sick leave, and personal days, plus additional non-legislative time off throughout the year.
• Professional Development Support – Coverage for courses, certifications, and training to help you grow your skills and advance your career.
• Wellness Funds – Annual funds you can use towards fitness, mental health supports, or other wellness-related expenses.
• Modern, Central Location – Our bright, collaborative office is located in the Sun Life Building in downtown Ottawa, with Parliament LRT Station right in the building for an easy commute.
• Convenient Amenities – Steps away from cafes, restaurants, and shops.
• Meaningful Work – Be part of a national organization advocating for First Nations, making a positive difference for communities across Canada.
• Collaborative & Inclusive Culture – Work alongside passionate, dedicated colleagues in a supportive and dynamic environment.

Accommodation Statement

The Assembly of First Nations (AFN) is dedicated to an inclusive selection process and work environment. If you require accommodation during the recruitment process, please advise the Human Resources representative when you are invited to meet regarding this employment opportunity.

While we appreciate all applications, only those candidates short-listed for an interview will be contacted.

AFN may cancel, postpone, or revise employment opportunities at any time.

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Titre : Soutien administratif

Lieu : Ottawa (Ontario)

Statut de l’emploi : poste permanent à temps plein

Date de clôture : poste vacant jusqu’à ce qu’il soit pourvu

Concours interne et externe

À propos de l’APN

L’APN est une organisation de défense des intérêts des Premières Nations, qui suit des directives et accomplit des mandats conformément aux résolutions adoptées par les Premières Nations-en-Assemblée. En tant qu’organisation nationale de défense des intérêts des Premières Nations, l’APN cherche à promouvoir les droits inhérents et issus des traités des Premières Nations par l’élaboration de politiques, la sensibilisation du public et, le cas échéant, l’élaboration conjointe de lois visant à renforcer les capacités des Premières Nations.

L’APN est née de la volonté des dirigeants des Premières Nations de se doter d’une organisation de défense des intérêts commune, forte et efficace. Des valeurs telles que le respect des droits de la personne, la diversité, la justice et la souveraineté de chaque Première Nation détentrice de droits guident le travail de l’organisation.

Aperçu du poste

L’Assemblée des Premières Nations (APN) cherche à pourvoir un poste en soutien administratif. Le ou la titulaire de ce poste prend ses directives et relève du directeur du Secteur et aide au développement et à la gestion administrative globale du Secteur.

Fonctions et responsabilités

Fonctions relatives au Secteur

• Effectuer toutes les tâches administratives générales, les tâches de bureau, le stockage des données, la collecte et le traitement des renseignements nécessaires au bon fonctionnement du Secteur.

• Organiser et tenir à jour les dossiers, les archives et la base de données du Secteur.
• Organiser les déplacements du personnel et des membres du Comité des Chefs et du Comité technique, notamment réserver les vols, confirmer les réservations d’hôtel et louer des véhicules.
• Organiser les réunions, notamment la préparation des envois postaux et des forfaits téléphoniques, l’assemblage des trousses d’information, les photocopies et le rassemblement des renseignements.
• Réserver des salles de réunion pour les réunions et les ateliers et veiller à ce que tous les détails administratifs et financiers soient consignés et contrôlés et que les contrats soient exécutés et traités conformément à la politique et aux procédures de l’APN.
• Conserver des copies des registres comptables du Secteur
• Ranger, trier et organiser la correspondance, les rapports et les études reçus, et tenir à jour un index de toute la correspondance et de tous les documents.
• Participer aux activités de projet.
• Préparer des brouillons de correspondance et utiliser des techniques de fusion de courrier.
• Taper les procès-verbaux et les résumés de réunion et relire la correspondance, les rapports, les déclarations, les factures, les formulaires et autres documents à partir de notes ou d’enregistrements audio.
• Ouvrir, trier et acheminer le courrier entrant.
• Préparer et remplir les demandes de chèques, les bons de commande et les demandes de remboursement des frais de déplacement pour le personnel et les membres du Comité du Secteur des politiques.
• Rapprocher les rapports budgétaires produits par les Finances avec les registres des programmes.

• Assurer le suivi financier des contributions et des dépenses de programme.

Fonctions relatives à l’équipe

Au sein du Secteur

• Participer aux réunions hebdomadaires du personnel.
• Faciliter la coordination des déplacements et des plans entre les divisions.
• Aider à la coordination des réunions internes et externes, au besoin.
• Gérer et planifier les rendez-vous et agendas du personnel du Secteur.

Au sein de tous les secteurs et de l’organisation

• Assister à toutes les réunions du personnel.
• Assister aux réunions avec d’autres départements de l’APN, des organismes gouvernementaux et des Premières Nations, au besoin.

Fonctions de communication

Interne

• Communiquer de manière écrite avec les autres départements de l’APN, au besoin.
• Coordonner la distribution de la correspondance interne et externe du Secteur.

Externe

• Servir de point de contact pour les parties prenantes externes au sujet de questions se rapportant au directeur.
• Communiquer directement, par courriel et par téléphone au nom du directeur, avec des représentants de gouvernement, des Chefs, des Premières Nations et toute autre personne-ressource au sujet de questions liées aux initiatives programmatiques du directeur.
• Aider le directeur à assurer la planification des Comités des Chefs, des Comités techniques et/ou des Groupes de travail du Secteur.

Fonction politique

• Aider, au besoin, à la tenue des réunions des Chefs-en-Assemblée (Assemblée générale annuelle et Assemblée extraordinaire des Chefs), qui ont lieu deux fois par an : en juillet à un endroit différent et en décembre dans la région d’Ottawa.
•  Participer aux rassemblements politiques, au besoin.

Fonctions génériques

• Se conformer aux politiques et procédures de l’APN.
• Soumettre les demandes de congé et de congé de maladie et les demandes spéciales au directeur au moyen du système de congés ESS.
• Accomplir d’autres tâches assignées par le directeur.

Qui peut postuler

• Diplôme d’études secondaires et certificat en études administratives ou combinaison équivalente d’études et de deux années ou plus d’expérience pertinente
• Connaissances et compétences avancées dans l’accomplissement de tâches plus complexes.
• Grande habileté interpersonnelle, compétences en communication orale et écrite et capacité de susciter une interaction et collaboration efficaces à tous les niveaux et parmi un vaste éventail de personnes.

Compétences

• Fort esprit d’équipe
• Compétences avérées en organisation et gestion du temps, y compris la capacité de mener plusieurs tâches de front et d’établir des priorités
• Souci du détail et capacité avérée de recueillir et compiler de grandes quantités de renseignements
• Adaptabilité et souplesse
• Centré(e) sur le service à la clientèle
• Bonne maîtrise de l’anglais; le français étant un atout
• Compétences avérées en évaluation et résolution de problèmes et jugement sûr, assorti de la capacité de proposer des solutions logiques
• Grandes compétences en planification et organisation pour la préparation de rapports, réunions et événements d’envergure.
• Connaissance des aspirations, des valeurs et de la culture des Premières Nations et bonne compréhension des questions et préoccupations les concernant
• Connaissance de la philosophie, des initiatives et des politiques de l’APN concernant les Premières Nations
• Connaissance de la gestion administrative, de la mise au point de systèmes et de la recherche opérationnelle
• Connaissance des concepts et principes fondamentaux de la gestion financière
• Connaissance d’une langue des Premières Nations ou du français constitue un atout

Énoncé relatif à la diversité

La préférence sera accordée aux personnes qualifiées d’ascendance des Premières Nations, conformément à l’article 16(1) de la Loi canadienne sur les droits de la personne.

Pourquoi travailler pour l’APN?

À l’Assemblée des Premières Nations (APN), nous sommes conscients de l’importance de nos employés et nous sommes déterminés à maintenir un milieu de travail favorable, stimulant et gratifiant. En vous joignant à notre équipe, vous bénéficierez des avantages suivants :

• Primes d’assurance maladie payées par l’employeur – Une couverture complète des soins de santé, des soins dentaires et des soins de la vue pour vous et votre famille, dont les primes sont entièrement payées par l’APN.
• Un régime complémentaire de retraite généreux – Un régime de retraite compétitif avec des cotisations importantes de l’employeur pour vous aider à bâtir votre avenir.
• De nombreux jours de congé annuel, congé de maladie et congé personnel – Un congé annuel, un congé de maladie payé et un congé personnel généreux, ainsi que des jours de congé supplémentaires non prévus par la loi tout au long de l’année.
• Soutien au perfectionnement professionnel – Prise en charge de cours, de certifications et de formations pour vous aider à perfectionner vos compétences et à progresser dans votre carrière.
• Fonds de mieux-être – Des fonds annuels que vous pouvez utiliser pour le conditionnement physique, un soutien en santé mentale ou d’autres dépenses liées au mieux-être.
• Emplacement central et moderne – Nos bureaux lumineux et collaboratifs sont situés dans l’édifice Sun Life, au centre-ville d’Ottawa. La station de train léger sur rail (TLR) Parlement est située dans l’édifice, ce qui facilite les trajets quotidiens.
• Commodités – À quelques pas des cafés, restaurants et magasins du centre-ville.
• Un travail enrichissant – Faites partie d’une organisation nationale qui défend les intérêts des Premières Nations et qui améliore le quotidien des communautés partout au Canada.
• Culture axée sur la collaboration et l’inclusion – Travaillez aux côtés de collègues passionnés et dévoués dans un environnement dynamique et solidaire.

Énoncé relatif à l’accommodement

L’Assemblée des Premières Nations (APN) s’engage à maintenir un processus de sélection et un milieu de travail inclusifs. Si vous avez besoin de mesures d’adaptation durant le processus de recrutement, veuillez en informer l’agent(e) des ressources humaines au moment où un entretien vous sera proposé concernant la présente offre d’emploi.

Toutes les candidatures sont les bienvenues, mais nous ne communiquerons qu’avec les personnes présélectionnées en vue d’une entrevue.

L’APN se réserve le droit d’annuler, de reporter ou de réviser les offres d’emploi à tout moment.